Wie schreibt man eine Handwerkerrechnung? Pflichtangaben & Leitfaden

1. Gesetzliche Pflichtangaben einer Handwerkerrechnung (§ 14 UStG)

Eine Handwerkerrechnung ist ein offizielles Dokument, das sowohl zivilrechtliche als auch steuerrechtliche Anforderungen erfüllen muss. Fehlen Pflichtangaben, drohen Beanstandungen durch das Finanzamt bei Betriebsprüfungen, Versagung des Vorsteuerabzugs beim Kunden oder Verzögerungen bei der Bezahlung.

Nach § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) muss jede Rechnung im Handwerk zwingend folgende Angaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift Deines Handwerksbetriebs sowie des Leistungsempfängers (Kunde).
• Steuernummer oder USt-IdNr. Deines Betriebs.
• Ausstellungsdatum der Rechnung.
• Fortlaufende Rechnungsnummer (eindeutige Zahlenreihe, die zur Identifizierung der Rechnung dient).
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder der Art und des Umfangs der sonstigen Leistung.
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Leistungsdatum oder Leistungszeitraum).
• Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt (Nettobetrag, anzuwendender Steuersatz von 19% bzw. 7% und der darauf entfallende Steuerbetrag).
• Hinweis auf Steuerbefreiung (z.B. bei Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG).

Ausnahme bei Kleinbetragsrechnungen: Bei Rechnungen bis 250 € brutto reichen laut § 33 UStDV vereinfachte Angaben — Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung, Bruttobetrag und Steuersatz. Rechnungsnummer und Kundenanschrift sind dann nicht zwingend erforderlich.

2. Besonderheit im Handwerk: Ausweis der Lohnkosten nach § 35a EStG

Privatkunden können Handwerkerleistungen von der Einkommensteuer absetzen (bis zu 20% von maximal 6.000 Euro Lohnkosten = bis zu 1.200 Euro Steuerermäßigung pro Jahr). Damit Dein Kunde diesen Steuervorteil nutzen kann, müssen Arbeitskosten, Fahrtkosten und Materialkosten zwingend getrennt ausgewiesen werden!

ZendWerk weist Arbeitslohn, Maschinenzeiten und Materialanteile auf Rechnungen automatisch separat aus.

3. E-Rechnung: Empfang seit 2025 Pflicht, eigener Versand folgt gestaffelt

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Handwerksbetrieb E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten können — ohne Übergangsfrist. Beim eigenen Rechnungsversand gilt dagegen eine Übergangsphase: Bis Ende 2026 sind mit Zustimmung des Empfängers noch Papier- oder PDF-Rechnungen zulässig, ab 2027 müssen Betriebe mit über 800.000 € Vorjahresumsatz auf ZUGFeRD oder XRechnung umstellen, spätestens ab 1.1.2028 gilt das ausnahmslos für alle. Mit ZendWerk lässt sich jede Rechnung schon heute automatisch im passenden E-Rechnungsformat erzeugen, unabhängig davon, wann die eigene Umstellungsfrist greift.