Was die GoBD überhaupt sind

Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) sind eine Verwaltungsanweisung der Finanzverwaltung, zuletzt am 11. März 2024 aktualisiert. Sie gelten für alle steuerpflichtigen Unternehmen — also auch für jeden Handwerksbetrieb, unabhängig von der Größe, ob Einzelunternehmen oder GmbH.

Die Kernanforderung: Unveränderbarkeit

Der Kern der GoBD ist die Unveränderbarkeit: Einmal erfasste und archivierte Belege dürfen während der gesamten Aufbewahrungsfrist nicht mehr geändert oder gelöscht werden, ohne dass die Änderung selbst nachvollziehbar protokolliert wird. Moderne digitale Systeme setzen dafür auf kryptografische Prüfsummen (z. B. SHA-256-Hashwerte) — jede nachträgliche Manipulation eines Belegs wird dadurch sofort erkennbar. Eine Excel-Tabelle, in der ein Betrag einfach überschrieben wird, erfüllt diese Anforderung strukturell nicht, selbst wenn niemand böswillig handelt.

Aufbewahrungsfrist: wann sie beginnt und wie lange sie läuft

Nach § 147 Abs. 4 AO beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in einem Beleg oder Dokument erfolgt ist — nicht mit dem Rechnungsdatum selbst. Digitale Unterlagen müssen dabei in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie ursprünglich entstanden sind (ein ausgedruckter PDF-Beleg ersetzt das digitale Original nicht).

Was das für den DATEV-Export bedeutet

Für Handwerksbetriebe mit Steuerberater läuft die eigentliche Buchführung meist über DATEV. Die GoBD-Anforderung betrifft dabei nicht nur den Steuerberater, sondern bereits die betriebliche Vorsystem-Software (Rechnungsstellung, Zeiterfassung, Kassenbuch) — auch dort müssen Belege unveränderbar und mit Prüfsumme exportierbar sein, damit der DATEV-Import selbst GoBD-konform bleibt.